Precisando colocar um fim na procrastinação e melhorar a sua produtividade no trabalho? Confira essas técnicas para você usar seu tempo da melhor forma possível!

Você já se deparou no final do dia com aquele sentimento de que precisava de mais tempo para terminar uma tarefa? Mas será que precisa de mais tempo ou precisa gerenciar melhor o seu tempo?

No atual contexto, a velha frase “tempo é dinheiro” nunca foi tão verdadeira. E isso se reflete nos negócios e no trabalho, que queremos ver mais eficientes e produtivos, assim como na vida pessoal e familiar, que fica cada vez mais relegada ao segundo plano. Parece que decidimos poupar tempo com a família e com o lazer para sobrar tempo para o trabalho e os negócios.

Será que é esta a melhor decisão? Afinal, como ganhar tempo nas tarefas do dia a dia para atingirmos tanto nossos objetivos profissionais quanto os pessoais? Talvez o segredo seja administrar o tempo de forma correta e, aí sim, ganhar tempo a mais com a família, os amigos e o lazer.

Para ajudar você a usar o seu tempo da melhor forma possível, separamos algumas dicas para tornar seu desempenho mais eficiente, tanto ao economizar o tempo usado em tarefas menos importantes no trabalho, quanto priorizando as atividades mais importantes e produtivas, inclusive com a família e os amigos.

Separamos 3 passos para você finalmente colocar um fim na procrastinação e melhorar a sua produtividade no trabalho.

Passo 1: Começando o Dia

Neste primeiro passo, vamos te ajudar a dar uma turbinada em sua produtividade com dicas e recomendações de Tim Ferris, autor e investidor que abriu as portas da produtividade à milhões de pessoas com best-sellers como Trabalhe 4 Horas por Semana.

Primeiro o mais importante! Como você deveria ordenar suas prioridades? Para ter sucesso na produtividade, comece o dia com essas 5 dicas:

1. Comece o dia com o “Diário de 5 Minutos”.

Somente alguns minutos de cada manhã podem economizar horas de tempo perdido ou esforço fragmentado por dia. Escreva tudo que pretende fazer nesse dia e tenha consciência total do que te espera.

2. Faça as coisas certas, não necessariamente faça tudo bem feito.

Tem coisas que você precisa fazer, sem as quais seu trabalho não vai acontecer da maneira certa. Faça o que é realmente importante e não perca tempo demais querendo fazer com perfeição tarefas que não vão ter o mesmo efeito na produtividade e nos resultados da empresa.

3. O certo é o chato, o chato é o certo!

Tem uma série de tarefas pela frente a cumprir e não sabe por onde começar? Comece pela mais desconfortável, isso inclui muitas vezes aquela tarefa que tem uma chance de rejeição, dor ou fracasso.

4. A tarefa mais importante do dia.

Reserve pelo menos 60 minutos de manhã antes de olhar seus e-mails para fazer suas tarefas mais importantes/desconfortáveis. Aquela que até pode te deixar em apuros se não fizer direto. Ela merece muito mais atenção que as outras!

5. Determine uma ação física ao mudar de tarefa/contexto.

Uma ação que irá tomar 20 minutos ou menos, em seguida execute-a. Por exemplo, “limpar minha mesa” é amplo demais. Precisa ser extremamente fácil de fazer sem que você tenha que parar para pensar. Por exemplo “digite todos os bilhetes no computador e jogue o papel fora” ou “Pegue todos os papéis, e guarde para escanear depois no Evernote às 17:00” (não esqueça de fazer um lembrete).

Passo 2: Truques para manter a sua produtividade durante o dia

Uma vez que você tenha determinado suas tarefas mais importantes a cumprir, é importante que você retire suas distrações e domine sua vontade natural de procrastinar. Selecionamos alguns truques que você pode seguir para manter um nível constante de produtividade no trabalho.

1. Organize Suas Atividades por Contextos

A troca de contexto é uma das causas que mais destrói a produtividade. Em sua forma mais simples, ela significa ficar pulando de tarefa em tarefa sem que elas estejam co-relacionadas. Mesmo se você tiver a sorte de trabalhar de casa, trocas de contexto provavelmente estão sugando sua produtividade de outras formas. Confira nossas dicas para combater esse mal:

Organize categorias similares de tarefas e projetos em sua agenda: Digamos que algumas de suas tarefas frequentes incluam agendar posts em mídias sociais e responder a usuários dessas mídias. Junte essas tarefas, como ambas envolvem mídias sociais. Pesquisas mostram que agrupar tarefas parecidas nos permite ter mais iniciativas, e acabá-las.

Agende todas as suas reuniões para o(s) mesmo(s) dia(s) da semana: Infelizmente, reuniões são um mal necessário para a maioria de nós, mas eles também são os grandes culpados da troca de tarefas. Mattan Griffel, Diretor Executivo da One Month, uma escola online de educação para empreendedores de tecnologia, tem uma política rígida de agendar todas suas reuniões às quartas feiras. Como ele diz, “o resultado liquido de ter reuniões em um dia da semana é ter blocos longos, ininterruptos de tempo durante os outros dias que permitem ter uma produtividade incrível”.

Faça triagem do seu e-mail. Sejamos sinceros, e-mails são uma das maiores distrações do seu dia. E-mails talvez estejam contribuindo mais à troca de tarefas que você se dê conta. Por isso você precisa agendar um tempo para a triagem de seus e-mails. Duas vezes por dia, separe 15 minutos de tempo para organizá-los da seguinte maneira: se eles pertencem a um projeto que você está executando hoje, então adicione à sua lista de tarefa quando estiver executando essa tarefa, se não, eles vão para uma lista “a fazer”.

2. Cronometre Suas Tarefas

Se a tarefa é difícil, você tem duas opções:

• Ligue o cronômetro e trabalhe nela por um período específico de tempo;
• Use a técnica Pomodoro para maximizar o seu tempo e a eficiência do seu trabalho.  Esta técnica é a prática de escolher uma tarefa e de fazer o pequeno compromisso de passar 25 minutos completamente concentrado nessa iniciativa fazendo uma pausa de 5 minutos entre cada tarefa escolhida.

3. Faça uma Pausa

É natural pensar que você deve permanecer acorrentado à sua mesa por horas e horas para fazer seu trabalho. Contudo, se você não fizer intervalos, você provavelmente irá diminuir sua produtividade no trabalho em vez de aumenta-la.

A notícia ruim é que olhar o Facebook ou verificar seus e-mails a cada cinco minutos não contam como pausas produtivas. Em suma, você quer se sentir restaurado e re-energizado depois de seu intervalo, não só procrastinar.

Então qual é a melhor maneira de fazer uma pausa? Desconecte-se por pelo menos 15-20 minutos depois de cada bloco de 60 a 90 minutos de trabalho. Sessões de trabalho de 60 a 90 minutos são as mais sensatas porque esse é o tempo durante o qual seu cérebro pode ficar focado em uma só tarefa.

Você não precisa seguir esses tempos à risca, mas organize seu trabalho em blocos. O Pesquisador Anders Ericsson descobriu que violinistas de elite não passam mais tempo praticando que os outros – eles praticam de maneira mais inteligente: 90 minutos de ensaio, seguidos de um intervalo curto, e cochilos de 20-30 minutos durante a tarde também.

4. Não Tenha Medo De Fechar Sua Porta

Existem empresas que trabalham o conceito de open space, em que o ambiente não apresenta divisórias, nem salas. Em alguns casos, nem aquelas pequenas divisões a meia altura nas baias existem. Normalmente usam grandes mesas coletivas, lado a lado. No começo parece lindo, com todo time trabalhando integrado e se comunicando a valer! Mas existem momentos em que é preciso se concentrar. Pode-se imaginar o burburinho que uma sala enorme como essas, com dezenas de pessoas trabalhando não faz?

Às vezes você precisa de foco para encontrar seu ritmo, sua maneira pessoal de como aumentar a produtividade no trabalho. Permita-se se isolar de vez em quando!

Passo 3: Usando a Tecnologia a Seu Favor

Vamos combinar que essa é uma dica meio óbvia de como melhorar a produtividade no trabalho. Só que nem sempre a respeitamos. Muitas pessoas são adeptas à listas de tarefas. Escrevem tudo que tem que ser feito logo no início do dia, vão riscando o que terminam e acrescentado o que surge de novo para fazer. No final, isso se transforma em um pedaço de papel todo amassado e cheio de rasuras. Há também aqueles que usam a caixa de e-mail, e tudo simplesmente vira uma tarefa que é preciso ser deletado da caixa de entrada. Que sufoco!

Com certeza, deve ter uma maneira mais produtiva de realizar esse trabalho, concorda?

Separamos uma lista de alguns recursos que a tecnologia pode oferecer:

• Trello: organizador de projetos, de tarefas, da sua vida, da sua empresa. Tudo visualizado do início ao fim. E sabe o que é melhor? Ele é gratuito, sem limitações de usuários e fluxos de trabalhos. Vai lá e faça um teste com a sua equipe.
• Boomerang for Gmail: escreva a resposta dos e-mails agora e agende para serem enviados depois. Esperto, hein?
• Emailga.me: uma “gameficação” de sua caixa de e-mails que acaba fazendo você gastar metade do tempo com a gestão de suas mensagens eletrônicas.
• Pocket: um aplicativo que arquiva absolutamente tudo que você quer ler ou assistir na web, para futuras consultas.

Conclusão

A produtividade, afinal, é uma questão de preservar o seu tempo e não de ter mais tempo. Não podemos abraçar o mundo e achar que fazer um pouco de tudo irá nos tornar mais produtivos.

Assim como se dividir em diversas tarefas ao mesmo tempo, fará com que a gente as complete mais rapidamente. Ledo engano. Isso só irá fazer com que você se sinta mais frustrado por ter feito tudo pela metade sem ter completado nem uma tarefa por inteiro.

Hoje em dia todos nós buscamos ser mais produtivos. O seu diferencial é saber racionar o seu tempo escasso para fazer todas as coisas que você precisa fazer, e essa é parte mais difícil de ser produtivo.

Fonte: Trello