Ao abrir uma empresa, há uma série de definições a se fazer. Da escolha do contador ao ramo de atividade, diversas decisões técnicas e até burocráticas são colocadas diante do empreendedor. Uma delas é a definição de razão social e nome fantasia da empresa. Você também tem dúvidas sobre o que são e como escolher cada um desses atributos de seu negócio? Confira aqui as respostas às dúvidas mais comuns sobre o tema.
Razão Social
À primeira parte das dúvidas, o papel e utilidade da razão social, associada ao CNPJ para cada pessoa jurídica aberta e registrada. Isso exige características e usos específicos. O primeiro é que se trata de um item obrigatório. Vamos entender em detalhes.
O que é razão social?
Toda empresa tem uma razão social. É o nome da empresa registrado junto aos órgãos do governo, cartório ou junta comercial etc. É o “nome completo” da pessoa jurídica, usado em documentos oficiais, contrato social, notas fiscais emitidas e recebidas, contratos de prestação de serviço, escrituras e outros tipos de documentos. Normalmente é composto por três partes: uma designação específica, o ramo principal de atividade e o enquadramento da empresa (Nome Ramo de Atividade Ltda.).
Diferentemente de pessoas físicas, que podem ter homônimos, pessoas jurídicas precisam ter um nome exclusivo. A escolha razão social tem de assegurar essa diferenciação. Ao decidir abrir uma empresa, será necessário que você ou seu contador se certifiquem de que nenhuma outra pessoa jurídica tenha usado nome semelhante. Uma repetição inviabiliza o registro na junta comercial ou cartório.
Para que serve a razão social?
Junto de outros dados de registro, como endereço completo e CNPJ, ela é uma informação básica que será demandada de sua empresa sempre que houver algum tipo de formalização, contratação, pagamento ou abertura de conta bancária, por exemplo. Ela ainda traz menção ao tipo de constituição legal: EPP, MEI, Ltda. ou S/A.
Ao registrar uma nomenclatura para sua empresa como razão social, esse nome comercial passa a estar protegido como propriedade intelectual de seus sócios. Essa garantia é dada pela Constituição Federal e pelo Código Civil Brasileiro. Em outras palavras: nenhuma outra empresa poderá ser aberta com o mesmo nome que a sua. Da mesma forma, você não pode abrir um negócio com uma razão social usada antes, por outra pessoa.
Sinônimos de razão social
É sinônimo de denominação social ou firma empresarial.
Expressões ou características
Precisa ser exclusivo e normalmente carrega o ramo principal de atividade e menção à natureza do enquadramento da empresa:
- Ltda. – Abreviação de “limitada”, quando há um número limitado de sócios.
- S.A. – Abreviação de “sociedade anônima”, aplicado para empresas de capital aberto, ou seja, negociados em bolsa de valores.
- EPP – Abreviação de “Empresa de Pequeno Porte”, obrigatório para as “limitadas” optantes pelo Simples (faturamento entre R$ 120 mil e R$ 1,2 milhão por ano-calendário fiscal).
- ME – Abreviação de “Microempresa”, obrigatório para as optantes pelo Simples (faturamento menor do que R$ 120 mil por ano-calendário fiscal).
- MEI – Abreviação de microempreendedor individual, para quem registra o CNPJ nesse enquadramento, com faturamento de até R$ 60 mil por ano.
Exemplos:
- Itaú Unibanco Banco Múltiplo S.A. (Banco Itaú)
- Coca-Cola Indústrias Ltda. (Coca-Cola)
- Telefônica Brasil S.A. (Vivo)
- ContaAzul Software Ltda. (ContaAzul)
- Magnetis Consultoria de Investimentos Ltda. (Magnetis)
- MSS Panificadora Ltda. EPP.
- João Roberto Almeida Alimentação Ltda. ME
Nome Fantasia
A segunda parte dessa história. Há uma diferenciação importante relacionada ao conceito de marca. A finalidade e as possibilidades que uma empresa tem de usar o nome comercial ou de fachada são distintas de um registro ou patente de marca. Mas vamos aos detalhes.
O que é Nome Fantasia?
Junto da razão social é possível também registrar um nome fantasia, seja no contrato social, seja na Junta Comercial ou cartório. Se a denominação social traz informações sobre a natureza do empreendimento e precisa ser exclusiva, ficaria complicado usá-la em materiais de divulgação, como sites, cartazes, painéis ou mesmo na fachada de estabelecimentos. O nome fantasia é o nome comercial ou popular da empresa, que pode ser igual ou uma abreviação da razão social, mas também pode ser completamente diferente.
Para que serve o nome fantasia?
A finalidade do nome fantasia é facilitar a divulgação e a memorização, por seus clientes, do nome da empresa e dos produtos. Boa parte das marcas de empresas que conhecemos são nomes fantasia, promovidos por ações de marketing e publicidade.
Um uso comum para nomes fantasia é a diferenciação de documentos entre filiais, incluindo o endereço ou localidade junto da razão social, por exemplo. Redes de varejo ou do comércio usam esse recurso para poder organizar seus processos sob um único CNPJ, por exemplo.
Embora possa ser mencionado no contrato social da empresa, o nome fantasia só garante proteção de propriedade industrial se registrado junto a órgãos de registro de marcas e patentes, como o INPI (Instituto Nacional de Propriedade Industrial).
Você não é obrigado a registrar essa marca. Se optar por fazer isso, terá uma proteção. Mas o processo depende de uma série de verificações realizadas junto ao INPI, para averiguar se você realmente é o primeiro a usar esse nome em seu ramo de atividade, entre outros procedimentos.
Acontece que a marca registrada é garantida apenas à primeira pessoa que use o nome de uma marca, de um produto ou um serviço. Quando registrada junto ao INPI, a marca passa a poder carregar uma marcação, símbolo ®. Feito isso, por lei, ninguém mais pode usar esse nome.
Apenas se registrada, a marca pode passar a ser contabilizada como patrimônio da empresa, como um ativo – que pode até ser vendido. Há casos de grandes empresas cujo valor da marca é muito superior a outros ativos, como imóveis e equipamentos, por serem amplamente conhecidas. Há casos ainda de marcas vendidas separadamente de toda a operação de produção.
Sinônimos de nome fantasia
É sinônimo de nome comercial ou nome de fachada.
Expressões ou características
As marcas registradas carregam o símbolo ®. As demais são usadas em painéis, nomes de site, cartazes, panfletos etc. sem peculiaridades ou regras tão claras.
Exemplos de nome fantasia ou marcas:
- Itaú
- Coca-Cola
- Vivo
- ContaAzul
- Magnetis
- Padaria Estrela
- Restaurante Forno e Fogão
Marca x Nome Fantasia
É importante diferenciar marcas de nomes fantasia. Uma marca está associada a um registro de propriedade intelectual, ao passo que o nome fantasia pode ou não estar registrado no contrato social, sem ter qualquer proteção.
Uma marca não tem relação com um endereço ou sede: você pode registrar quantos nomes conseguir sem precisar abrir novas filiais para isso.
Dois nomes fantasia no mesmo CNPJ?
A cada CNPJ corresponde a uma razão social. Mas um mesmo CNPJ pode ter dois ou mais nomes fantasia? A dúvida é pertinente.
A inclusão do nome fantasia no contrato social e no cadastro nacional é opcional, como citamos. Se você decidir fazer isso, pode incluir dois nomes fantasia no mesmo CNPJ. Nesse caso, a atividade da empresa não muda, e os diferentes nomes precisam estar ligados ao mesmo ramo de atividade (CNAE).
Vale a pena verificar se você está com expectativa de usar o nome fantasia mais como uma marca associada a um produto, porque isso ser mais simples e dispensar alterações no contrato social (ficando a seu critério a avaliação sobre o registro da marca no momento oportuno).
Como escolher razão social e nome fantasia
Por serem complementares e diferentes, a maneira de escolher razão social e nome fantasia também varia. Para a razão social, um contador pode ajudar, realizando pesquisas sobre empresas que já tenham usado a mesma estrutura ou grafia. Outra opção é realizar a pesquisa na junta comercial ou cartório de registro – é comum serem cobradas taxas por esse tipo de levantamento.
É comum receber recomendações do contador nessa hora. A princípio, pode fazer sentido escolher uma variação de seu nome (como as iniciais), o nome completo seguido do regime de constituição, no caso dos MEI (microempreendedores individuais) ou a sequência de sobrenomes dos sócios. Considere, porém, que essa informação será apresentada a seus clientes em lançamentos de cartão de crédito ou na nota fiscal. Mesmo para franquias, em que há uma marca principal exibida na fachada ou na embalagem dos produtos, o nome social é diferente, para identificar o estabelecimento.
No caso do nome fantasia, se você não pretende registrar a marca, há mais espaço para criar. Evite nomes de marcas famosas, personagens de filmes ou desenhos animados, por serem registrados por empresas grandes do universo do entretenimento. Fuja também de nomes já usados por concorrentes diretos: você vai precisar se destacar por seus atributos e diferenciais de qualidade, dificilmente haverá vantagens de tentar pegar essa “carona” na concorrência.
Para quem quer registrar a marca, buscar uma assessoria profissional pode ser um bom caminho para quem não tem familiaridade com o assunto. Se você já tem uma ideia clara de como seu produto ou serviço vai ser chamado, aliás, é interessante usar essa designação na razão social, tanto para contar com a proteção legal que citamos, quanto para evitar que outra pessoa crie uma empresa com esse nome, exigindo esforços e até honorários de advogados para contornar a situação.
Uma dúvida recorrente entre microempreendedores é: pode haver nome fantasia para MEI? A resposta é sim. Isso pode ser feito a qualquer tempo, atualizando os dados cadastrais. Mas lembre-se de que isso não assegura as proteções de propriedade intelectual, como explicamos acima.
Dica simples e barata
Tanto para razão social quanto para nome fantasia, uma ação simples é realizar buscas no Google e no Facebook por nomes semelhantes. É muito provável que você precise, com o tempo, ter um site ou, pelo menos, alguma presença em redes sociais. Ainda que seu negócio não seja digital nem inclua previsão, a curto prazo, de comércio eletrônico, seus clientes vão buscar informações sobre você na web.
Serviços como o Registro.br, registrar responsável por comercializar e distribuir os domínios de Internet com sufixo .br oferece uma busca simples de disponibilidade de domínios. No caso do Facebook, Twitter e LinkedIn, as ferramentas nativas de busca de cada uma dessas plataformas podem ser suficientes.
Há recursos online que facilitam essa pesquisa ao verificar a disponibilidade, em diferentes serviços e redes sociais, de um perfil com termo apontado. NameCheckr e KnowEm são dois dos mais conhecidos, mas há inúmeros outros semelhantes.
Se faltar ideias, uma técnica popular para incentivar a criatividade é realizar um brainstorm, que significa, literalmente, tempestade de ideias. A proposta é a de realizar uma reunião com os envolvidos (sócios ou amigos, por exemplo) para ter ideias livremente, ainda que, inicialmente, pareçam bobas ou engraçadas. A técnica recomenda que uma pessoa fique responsável por anotar as ideias, sem se envolver. Não vale criticar as ideias dos outros, apenas dividir o que vem à cabeça. Com certeza ajuda.
Como fazer o melhor uso
Nome fantasia e razão social são atributos diferentes de uma empresa. Por ser um nome formal, a razão social precisa constar obrigatoriamente no contrato social e no registro formal na junta comercial ou cartório, para ser usado em notas fiscais, contratos etc. O nome fantasia, para fins comerciais, de divulgação e promoção, é útil, mas sua menção no ato de registro é opcional.
Fonte: Conta Azul
